商科论文一点通 第五期: Business letters

专属天师R

来历：知乎



需要写一封精美、专业的信吗?大大都贸易信函都遵守一种现成的、易于进修的格式，它可以顺应任何范例的内容。商务信函应当包括日期、发件人和收信人的信息以及一些主体段落。遵守这些步调，并按照需要点窜它们以合适公司的标准。


01起头这封信
1.领会格式。
（1）不管你的信的内容是什么，关于它的表面有一些贸易标准可以遵守。商务信函应当利用守旧的常用字体，如Helvetica、Myriad或Times New Roman。文章内容采用块分段，这意味着你可以经过按两次“回车”来起头一个新的段落，不要对块段落利用缩进。
（2）在一切边上利用一英寸的边距。
（3）一封经过电子邮件发送的商务信函也应当利用通用字体，不要在商务邮件中利用除黑色和红色之外的笔墨或色彩。
2.挑选合适的纸张。信函应在8.5英寸×11英寸即“信函巨细”(known as“letter size”)处打印。假如你在美国之外，你可以利用A4纸。一些冗杂的条约能够打印在8.5英寸x 14英寸“正当尺寸”（legal size）上。
★假如你要打印要寄的信，可以斟酌用公司信纸打印。这使它加倍专业，并供给你的公司的标志和联系信息。
3.包括公司的信息。列出你的公司称号和公司地址，地址的每一部分写在分歧的行上。假如你是自雇人士（self-employed）或自力承建商（independent contractor），可在公司称号或公司称号上方加上你的名字。
★假如你的公司有一个预先设想好的印有信头的信纸，你可以用它来取代打印你的公司和地址。
★假如你需要写上天址，它应当在页面顶部显现右对齐或左对齐，这取决于你和你的公司的偏好。
★假如你要把信寄到一个国际地域，请用大写字母把这个国家打出来。
4.包括日期。写下完整的日期是最专业的挑选。例如，写“1(st)April , 2012”，“大概April 1(st), 2012”。这应当在发件人地址下面几行左对齐。
★假如你写了好几天的信，用你写完信的日期。
5.增加收件人的信息。将收信人的全名、头衔(如适用)、公司称号和地址按顺序写下来，每一项信息都放在零丁的一行上。若有需要，附上参考编号。收件人的信息应当在日期下面左对齐几行。
★最好把信寄给特定的人。经过这类方式，找到一个真正可以答复你的信的人。假如你不晓得你应当给谁写信，做一点观察。打电话给公司，询问这小我的姓名和头衔。
6.挑选一个称号。称号是尊重对方的重要标志，你利用哪一种称号取决于你能否熟悉对方、你对对方的领会水平以及你们之间关系的正式水平。斟酌以下选项:
★只要在你不晓得对方是谁的情况下，才可以利用“致相关职员”，具体地说，就是你要找的人。
★假如你不太领会收件人，“亲爱的师长/密斯”是一个平安的挑选。
★你也可以利用收信人的头衔和姓氏。如“亲爱的 Smith博士。
★假如你很领会收信人，而且和他/她连结着友爱的关系，你可以斟酌直呼其名。如“Dear Susan“。
★假如你不肯定收信人的性别，就简单地输入他的全名。如"Dear Kris Smith."
★不要忘了称号后要用逗号，或在“致相关职员”后要用冒号。

02组成主体
1.利用正确的腔调。俗语说，时候就是金钱，所以大大都贩子都厌恶浪费时候。是以，你的信的语气应当简短而专业。让你的信可以快速被阅读，间接切入主题，在第一段连结你的批评简短。例如，你可以总是以“我写信给你是关于……”开首，然后从那边起头。
★不要关注富丽的过渡、鬼话或冗杂、盘曲的句子——你的意图应当是尽能够快速、清楚地转达需要表达的内容。
★在信中要有压服力。最有能够的是，你的信的目标是压服你的读者做一些工作：改变他们的想法，改正一个题目，寄钱或采纳行动。使收件人领会你的情况。
2.利用人称代词。在商务信函中利用“我”、“我们”和“你”是完全可以的。把你自己称为“我”，把你的读者称为“你”。
★假如你是代表一个构造写这封信，你要谨慎。假如你在陈说公司的概念，你应当利用“我们”，这样读者就晓得公司支持你的概念。假如你在写自己的概念，对峙用“我”。
3.写得清楚简洁。让你的读者确切地晓得你想说什么。只要当你的意义很是清楚时，你的读者才会敏捷做出反应。出格是，假如你想要由于你的信而获得什么成果或采纳什么行动，就说明它是什么。用尽能够少的说话诠释你的态度。
4.利用自动语态。在描写情况或提出要求时，一定要挑选自动语态，而不是被动语态。被动语态会使你的文章模棱两可或缺少人情味。此外，自动语态更具有公道性和直来直去的特点。例如：
被动：太阳镜的设想和制造都没有斟酌到它们的耐用性。
自动：你的公司设想和制造太阳镜没有留意他们的耐久性。
5.在适当的时辰停止会话。函件是人们写给人们的。假如能够，避免利用正式函件。你不能用非小我的函件建立关系。可是，要阔别口语或俚语，比如“you know”、“I mean”或“wanna”。语气要务实，但要友爱，要乐于助人。
★假如你很领会对方，写上一句友爱的问候也无妨。
★在决议要展现几多本性时，就需要你的判定力了。偶然辰，在商务场所增加一点诙谐是很有帮助的，可是在恶作剧之前还是要谨慎为妙。
6.要有规矩。即使你写的是埋怨或担忧，你也要有规矩。斟酌一下对方的态度，在公道的范围内，尽你所能去帮助对方。
★例如，一个不规矩的埋怨能够是:“我感觉你的太阳镜很糟糕，我再也不买了。”一个规矩的埋怨可以这样写:“我对你的太阳镜的机关很失望，我筹算未来把我的买卖转到此外地方去。”
7.利用“第二页”的信纸作为附加页。大大都商务信函都应当简明简要，长度不得跨越一页纸。但假如你有更长的工具，比如条约或法令观察成果，你能够需要额外的页面。利用“第二页”信笺，凡是有一个简短的地址，由与第一页信笺不异范例的纸组成。
★在页面的顶部包括第二页和后续页的页码，你也可以写上收信人的名字和日期。
8.装订起来。在最初一段中，总结你的概念并清楚地勾画出你计划的行动线路或你对收件人的期望。请留意，收信人能够会联系你关于你的题目或关注，并说感谢他或她放动手头的工作来关注你的来信。


03竣事这封信
1.挑选竣事的形式。结尾和称号一样，是尊重和正式的标志。“Yours sincerely”或“sincerely”凡是是一个平安的挑选;还可以斟酌“sincerely”、“ally”、“Regards”和“Yours Truly”。稍微不那末正式但仍然很专业的结尾包括“All the best”、“best wishes”、“Warm regards”和“Thank you”。结尾后利用逗号。
2.在信上签名。空出四行字让你签名。打印好后在信上签名，大概，假如你是经过电子邮件发送的，扫描你的签名图像并把它贴在信的这一部分。最好利用蓝色或黑色墨水。
★假如你是代表他人在信上签名，在签名之前写上“pp:”。它代表“per procurationem”，意义是“经过代理”或“代表”。
3.包括你的名字和联系方式。在您的签名下面，键入您的姓名、头衔、电话号码、电子邮件地址和任何其他适用的联系方式。
4.加上打字员姓名的首字母。假如不是作者本人打印了这封信，你应当在签名栏下面加上这人姓名的首字母。偶然还包括写信人的首字母缩写。那末这封信是谁写的就很清楚了。
★例如，假如你只包括打字员的首字母，就把它们写成小写的:mj
★假如你包括作者的首字母，把作者首字母大写而且把打字员的首字母小写:RW:mj。有些格式也可以在两组首字母之间增加斜线:RW/mj。
5.留意附件。假如你已经附上了额外的文件供收件人审阅，请在你的联系信息下面几行说明文件的数目和范例。例如，写上:“附件(2):简历，小册子。
★你也可以用“Encl”或“Enc.”来缩写“Enclosures”。
6.增加其他收件人的姓名。假如你要把信的副本寄给另一小我，你应当在信中包括这一点。这是经过在“Enclosures”行下面键入“cc:”获得的，它暗示：
★例如，写上:“抄送: Mary Smith，市场部副总裁”
★假如您要增加多个称号，请将第二个称号对齐到第一个称号下面，但不要利用“cc:”

04完成这封信
1.编辑这封信。陈说是成为专业人士的关键身分。一定要让收信人很轻易就能看出你的才能，并以为你负责点窜函件中的毛病。所以需要在你的笔墨处置软件上运转拼写检查，但也要在发送函件前仔细阅读。
★询问自己这封信能否清楚简洁。段落能否跨越三到四句?假如是，肯定能否可以消除不需要的语句。
★假如这封信很是重要，你能够想让朋友或同事过目一下。偶然，第二双眼睛可以帮助你发现你能够没有留意到的毛病或为难的措辞。
2.不要钉你的信。假如您有多个页面，凡是会避免利用订书钉。假如你想确保文件摆放整洁，那末在左上角利用回形针。
3.将你的信邮寄进来。假如你是邮寄函件，用商务信封。倘使有的话，利用印有公司标志的。整洁地打印你的复书地址和收件人的地址。把信折成三份，这样收信者就会先翻开信的顶部，然后再翻开信的底部。你一定要贴上充足的邮资寄进来。
★假如你感觉你的字迹很乱，不合适你的职业形象，那就在你的笔墨处置软件中输上天址，然后在打印机上打印信封。
★假如这封信很重要大概很赶时候，斟酌让快递公司送货上门。
★假如你想经过电子邮件发送函件，请将函件转换成HTML格式或将其保存为PDF格式。不外，最好还是寄实体函件。






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