【职场教程】教你若何写电子邮件，根基法则；一篇就够了 ...

世雨8

来历：知乎



邮件礼节
目录
一、关于题目——电子邮件的灵魂地点
二、关于称号与问候——细节中表现尊重
三、正文——关乎成败的主干部分
四、结尾签名——彰显你的职业化
五、正确利用发送、抄送、密送
一、关于题目——电子邮件的灵魂地点
   主题要模棱两可，在主题栏里用短短的几个字概括出全部邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，别离处置。
1. 一定不要空缺题目，这是最失礼的。假如在未写明题目标情况下不谨慎点击了发送键，也请追加一封邮件对此疏忽暗示歉意。
2. 题目要简短，不宜冗杂，不要让outlook用…才能显现完你的题目。
3. 附上邮件出处。对外邮件，最好写上来自**公司的邮件，如：分点渠道陈节雷，以便对方了如指掌又便于保存；对内邮件，要加上部分和姓名，如：运营治理部陈节雷。
4. 题目要能真反应文章的内容和重要性，切忌利用寄义不清的题目，如 “王师长收”。也不要用胡乱无现实内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”。
5. 一封信尽能够只针对一个主题，不在一封信内谈及多件工作，以便于往后整理。
6. 答复对方邮件时，该当按照答复内容需要变动题目，不要RE RE一大串。
7. 主题万万不成出现错别字和欠亨顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
二、关于称号与问候——细节中表现尊重
1. 得当地称号收件者，拿捏标准
1) 邮件的开重要称号收件人。这既显得规矩，也明白提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出需要的回应；在多个收件人的情况下可以称号如：“列位同事”、“列位带领”……
2) 假如对方有职务，应按职务尊称对方，如“x司理”；假如不清楚职务，则应按凡是的“x师长”、“x蜜斯”称号，但要把性别先搞清楚。
3) 不熟悉的人不宜间接称号英文名，对级别高于自己的人也不宜称号英文名。称号全名也是不规矩的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。
4) 称号是第一行顶格写。
2. Email开首结尾最好要有问候语
1) 最简单的开首写一个“你好”大概“您好”，开首问候语是称号换行空两格写。
2) 结尾常见的写个“祝您顺遂”之类的也便可以了，如果尊长应利用“此致还礼”。留意，在很是正式的场所应完全利用函件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开首空两格，而“顺遂”和“还礼”为再换行顶格写。
三、正文——关乎成败的主干部分
1. Email正文要简明简要，行文通顺
1) 若对方不熟悉你，第一件该当说明自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须传递的以示对对方的尊重，点名身份该当简洁简要，最好是和本邮件以及对方有关，首要功用是为了收件人可以顺遂地了解邮件来意。不成劈脸盖脸就是闲事，他人不晓得你是谁还得拉到最初看。但也不成过量，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表白。
2) Email正文应简明简要的说清楚工作；假如具体内容确切很多，正文应只作摘要先容，然后零丁写个文件作为附件停止具体描写
3) 正文行文应通顺，多用简单辞汇和短句，正确清楚的表达，不要出现让人艰涩难明的语句。最好不要让人家拉转动条才能看完你的邮件，万万不要学唐僧。
2. 留意Email的论述语气
1) 按照收件人与自己的熟络水平、品级关系；邮件是对内还是对外性质的分歧，挑选得当的语气停止论述，免得引发对方不适。
2) 尊重对方，请、感谢之类的敬语要经常出现。
3) 电子邮件可轻易地转给他人，是以对他人定见的批评必须谨慎而客观。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清楚明白
假如工作复杂，最好1、2、3、4的列几个段落停止清楚明白的说明。连结你的每个段落简短不冗杂，没人偶然候仔细看你没分段的长篇大论
4. 一次邮件交代完整信息
最幸亏一次邮件中把相关信息全数说清楚，说正确。不要过两分钟以后再发一封什么“补充”大概“更正”之类的邮件，这会让人很反感
5. 尽能够避免拼写毛病和错别字，留意利用拼写检查
公道提醒重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、色彩字体、加大字号等手段对一些信息停止提醒。公道的提醒是需要的，但过量的提醒则会让人抓不住重点，影响阅度
6. 挑选合适的说话和字体
中文用宋体或新宋体，英文用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研讨证实最合适在线阅读的字号和字体。不要用希奇怪僻的字体或斜体，最好不用布景信纸，出格对商务邮件。
7. 公道操纵图片，表格等形式来帮助论述
对于很多带有技术先容或会商性质的邮件，纯真以笔墨形式很难描写清楚。可以配合图表加以论述。
8. 不要动不动利用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比力轻佻。
9. 附件
1) 假如邮件带有附件，应在正文里面提醒收件人检察附件；
2) 附件文件应按成心义的名字命名，最好可以概括附件的内容，方便收件人下载后治理；
3) 正文中应对附件内容做简要说明，出格是带有多个附件时；
4) 附件数目不宜跨越4个，数目较多时应打包紧缩成一个文件；
5) 假如附件是特别格式文件，因在正文中说明翻开方式，免得影响利用；
6) 假如附件过大（不宜跨越2MB），应朋分红几个小文件别离发送。
四、结尾签名——彰显你的职业化
1. 竣事语必不成少，假如你怕忘记了，不如把这部份内容设想在签名里
2. 签名信息不宜过量
    签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过量，一般不跨越4行。
3. 不要只用一个签名档
    对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件来往，签名档应当停止简化。过于正式的签名档会让与对方显得冷淡。你可以在OUTLOOK中设备多个签名档，灵活挪用。
4. 签名档笔墨应挑选与正文笔墨婚配，简体、繁体或英文，免得成出现乱码。字号一般应挑选比正笔墨体小一些。
五、正确利用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1. To的人是要受理这封邮件所触及的首要题目标，理应对邮件予以答复响应。
2. 而CC的人则只是需要晓得这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，固然假如CC的人有倡议，固然可以回Email。
3. TO，CC中的各收件人的排列应遵守一定的法则。比如按部分排列；按职位品级从高到低或从低到高都可以。适当的法则有助于提升你的形象!
4. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资本
5. 转发邮件要突出信息
1) 在你转发消息之前，首先确保一切收件人需要此消息。除此之外，转发敏感大概机密信息要谨慎谨慎，不要把内部消息转发给内部职员大概未经授权的接收人。
2) 倘使有需要 还应对转发邮件的内容停止点窜和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着脑筋。
3) 不发送渣滓邮件大概附加特别链接。




原文地址：https://zhuanlan.zhihu.com/p/593489905
免责声明：
1、文章部分图片源于收集，均为表示图；
2、一切文章、图片、音频视频文件等材料版权归版权一切人一切；
3、因非原创文章及图片等内容没法和版权者联系，如原作者或编辑以为作品不宜上网供阅读，或不应无偿利用，请实时告诉我们，以敏捷采纳适当办法，避免给双方形成不需要的经济损失；
4、本页面内容由爬虫法式自动收集于互联网，如无意中加害了媒体或小我的常识产权，请电邮【E-Mail:cb@yoyodoc.com】告之，我们将于24小时内删除。