外贸函电的根本常识

天道唯

来历：知乎



商务英语函电写作根本常识
Basic Knowledge of Business Letters Writing
（1）Letterhead
外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号及E-mail等,有些会将经营项目,注册商标和公司董事、司理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中心或右上方。
（2）Reference and Date
参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明Your ref.:        Our ref.:      
    打印日期留意事项：
①年份应完全写出，不能用(94)取代(1994);
②月份要写英文称号，不能用数字来取代，但可以用缩写;
③日期最好用基数字。
（3）Inside Name and Address
受信人的姓名和地址通常为列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封本地址与信封地址写法不异。信内把收信人称号地址写明对工作有便当。对发信人而言，便当有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于正确归档和今后查找。对收信人而言，便当也有二：一是收信人读信时，如发现信封称号地址与封内称号地址不符，可以晓得是放入信封时发生毛病，将信返回；二是收信后如信封与信函分手，原信仍能连结完整，便于查阅。
（4）Attention Line
如需说明对方包办人，希望收信商号将信敏捷交包办人打点，可以在封本地址下面加Attention 或Attention of。
例1   Richard Thomas & Bald wins Ltd.,
      151 Gower Street
      London, SC7 6DY,England
      Attention Mr. Cave
    or Attention of Purchasing Manager
（5）The Salutation
这是写信人对受信人的一种称号，其位置是在封本地址的下面空两行，今朝外贸手札中一般通用的称号语有：
Dear sir , Dear Madam, Dear sirs, Dear Mesdames, Gentlemen(不能用单数),Dear Mr. xxx
   称号前面的标点，一般利用逗号或分号，美加来信中Gentlemen后用冒号：
事由写在称号语下面两行，通常为在信笺中心位置，事由要简单简要，说明商品称号，数目，信誉证或条约号等即可。
（6）Body of the Letter
这是手札的主体，表达发信人的定见。在信的开首有开首语(Opening Sentences),自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号或查号、主题及简单内容加以综合论述，使对方了如指掌这封信是回答哪一封去信的。假如是第一次通讯也可以操纵开首语作需要的自我先容。
    在信的结尾一般有结尾语(The closing Sentences), 一般用来总结本文所谈的事项，提醒对受信人的要求，如希望来函或电报定货、回答询问或作需要的声明等。另起一段。如
We hope to receive your early reply.
（7）Complimentary Close
竣事语是一种客套用语它应与前面的称号相照应，前面加逗号。如：
Dear Sir(s),   Yours faithfully, or Faithfully yours,
Gentlemen:   Truly yours, or yours truly,
Dear Mr. xxx,   Yours sincerely or Sincerely yours,
（8）The Signature
竣事语的下面，应将行号的称号用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方领会签名流的姓名、职位，可以打字说明。
本国函件都必须由负责人亲笔签名，用橡皮戳说明该信并非本人亲身过目，只是通函，不为人重视。
（9）Enclosure
如信中有附件时，应在签名下说明Encl.或Enc.如附件不止一件应说明2 Encls or 3 Encls,或具体列明以下：
Encls.: 2 Invoices
Enc.:  1 B/L
      1 Photo
      1 Certificate
（10）The Carbon Copy Notation
假如函件要抄送其他有关单元，同时使对方也晓得已抄送其他单元，可在函件最初的左下角说明“CC to xxx” or “CC xxx”
（11)Postscript
信写完后，假如想起还有要紧的要说，可以在信末加P.S. 引出补叙的话，然后由发信人签订，本人简笔签名(本人姓名的第一个字母)。
2)Dissimilarities in Letter Writing
  英美手札的分歧写法
(1)称号用法:英式一般用Dear Sirs,后用逗号。美式则用Gentlemen:后用冒号。
(2)结尾语的用法:英式和美式的习惯各不不异,在美式中Sincerely yours,只限用于贸易手札。英式则否则,贸易手札或亲友间交往手札中都可用。
(3)日期的写法:
        （1）按日月年排列。如 12th October, 2001或 12 October 2001（英国英语）
        （2）按月日年排列   （美国英语）
       此时要留意:月份和日期之间不要用标点点开,年份之前,必须用逗号点开。如：January24, 2004
             写日期要留意以下各点:
    ①年份应完全写出,不能用(00)来代表(2000)。
    ②月份要写英文称号,不能用数字来取代。隐讳：
       如12/10/19 is a bad taste, and it may easily cause confusion because in Britain this date would mean 12th October19…, but in the United States and some other countries it would mean 10th December19….
    ③月份称号可用缩写,如Aug.取代August; Oct.取代October;但May,June,July自己很短,不再减缩了。
3)英式/美式信封写法的分歧点：收信人的姓名、地址,英式多用缩行式,美式则用平头式。别的,发信人的姓名、地址,英式写在左下角,美式写在左上角。航空信的空邮字样“AIRMAIL”“VIA AIR MAIL,”“BY AIR MAIL,”英式写在信封的左上角,美式则写在贴邮票的下方。
  4) 常见题目:
(1)在公司称号的前面加c/o(care of),意义是由其转交,说明本信是一封私人信要由本人拆封,总收发不要拆。偶然辰本国贩子来我国拜候未到达之前,无一定信址,函件常由约请公司转交,万万不要误拆,免得误解。
(2) 假如函件要抄送其他有关单元,同时使对方也晓得已抄送其他单元可在函件最初的左下角说明“CC to xxx”或“CC xxx”。CC是carbon copy二字的缩写。
5)The principles of addressing envelopes:  
accuracy 正确   
clearness 清楚
    appearance 美妙
具体留意事项以下：
收信人的姓名地址应写在信封的下半部偏右的位置上。
发信人的称号地址凡是印刷在信封的左上角。
信封的右上角为粘贴邮票的位置。
信封的左下角可留作附注。如“航空”（Par Avion / By Air），“挂号” （Registered），“机密”（confidential）等。
A C/O B，即由B转交A。  




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